新電子數(shù)據(jù)管理規(guī)則：避免數(shù)字化破壞

　　為了維護(hù)數(shù)字時(shí)代的信息價(jià)值，企業(yè)應(yīng)該整合所有商業(yè)流程中的電子數(shù)據(jù)管理規(guī)則。與日俱增的數(shù)字化企業(yè)藍(lán)圖了催生了大量信息管理問題。這些問題的回答必須保持服從管理和維護(hù)商業(yè)成功：什么是記錄?什么是文件?管理、規(guī)范或保證符合制定規(guī)則所采取的行動(dòng)的目標(biāo)是什么?這些行動(dòng)的歷史如何保存?上述問題足以迫使很多記錄管理經(jīng)理考慮提前退休。然而，問題的答案被許多創(chuàng)業(yè)公司和承諾改革信息(描述電子數(shù)據(jù)管理歷史)保存方式的破壞性聯(lián)盟創(chuàng)作和實(shí)施。

　　理解改革正在進(jìn)行的關(guān)鍵是：社會(huì)重視歷史的保存?，F(xiàn)在和未來新技術(shù)的迭代賦予我們比20世紀(jì)末能做更多的事情來保存歷史，使它們傳播并讓更廣泛的讀者接觸到。

　　保存數(shù)據(jù)的價(jià)值與信息被創(chuàng)建前管理設(shè)計(jì)的好不好有直接關(guān)系。如果我們只在信息創(chuàng)建后管理信息，相應(yīng)的費(fèi)用最終會(huì)壓倒任何數(shù)據(jù)的功能和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

　　這是過去15年e-discovery的基本課：隨著商業(yè)和政府接受電子商務(wù)實(shí)踐的有效性，他們忽略了信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)管理和實(shí)施持續(xù)的電子數(shù)據(jù)管理政策。比如，E-discovery，已經(jīng)變成一個(gè)數(shù)十億美元的全球服務(wù)產(chǎn)業(yè)。如果記錄管理經(jīng)理在初始流程和用例上成功設(shè)計(jì)和執(zhí)行e-discovery的管理規(guī)則，這些花費(fèi)是可以避免的。如此做法可以減少相關(guān)系統(tǒng)、設(shè)備和應(yīng)用泄露數(shù)據(jù)的位置。

　　EDI技術(shù)持續(xù)進(jìn)化

　　隨著物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈和其它創(chuàng)新發(fā)展加快，它們從早期電子數(shù)據(jù)交換(EDI)技術(shù)派生而來，正持續(xù)的發(fā)生重大變化：記錄的“非物質(zhì)化”或者“解構(gòu)主義”。理解進(jìn)化對(duì)駕馭這些創(chuàng)新對(duì)當(dāng)前和未來GRC實(shí)施的影響至關(guān)重要。

　　EDI技術(shù)最初，主要是為了促進(jìn)準(zhǔn)時(shí)制生產(chǎn)制造業(yè)。公司很快意識(shí)到很多公司文檔被轉(zhuǎn)換為數(shù)字化記錄，包括冗余數(shù)據(jù)段。比如，沒有必要為每一個(gè)公司日常交貨都復(fù)制電腦生成的每筆購(gòu)貨訂單的買家配送地址。信息現(xiàn)在只需包含最重要的、獨(dú)特的必要數(shù)據(jù)字段。其它需要的數(shù)據(jù)到時(shí)候再現(xiàn)場(chǎng)組裝到紙質(zhì)記錄對(duì)應(yīng)的位置。

　　當(dāng)在評(píng)估關(guān)聯(lián)交易有爭(zhēng)論或管理需求時(shí)，會(huì)產(chǎn)生并發(fā)癥。記錄管理經(jīng)理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理員、律師和審計(jì)員努力縮小找到單一記錄與關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)詞典、基礎(chǔ)軟件規(guī)則分散的嚴(yán)酷現(xiàn)實(shí)之間的差距。

　　所有需要的信息仍然被保存著，但不是以典型的格式。新規(guī)則，包括針對(duì)電子記錄功能和合法價(jià)值的前端流程更改，需要釋放相關(guān)EDI技術(shù)的全部潛力。

　　傳統(tǒng)記錄結(jié)構(gòu)的解構(gòu)，當(dāng)然是技術(shù)進(jìn)步所固有的。移動(dòng)性和物聯(lián)網(wǎng)僅僅延伸了創(chuàng)造越來越小的數(shù)據(jù)組成的進(jìn)化，只不過帶點(diǎn)小轉(zhuǎn)變而以。以當(dāng)前的技術(shù)，任何存儲(chǔ)的信息必須有能力得到兩種相互矛盾的結(jié)果：a)把數(shù)據(jù)解構(gòu)成越來越小的單元，以便被移動(dòng)設(shè)備的終端用戶瀏覽時(shí)看到。b)組裝來自大量外部設(shè)備的數(shù)據(jù)以利于分析。

　　換句話說，如今的技術(shù)正期待這些變化，以及確保數(shù)據(jù)目標(biāo)是能被組裝、搜集進(jìn)數(shù)據(jù)池中、跨多種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)保持統(tǒng)一和能被分析的。它們不再被認(rèn)為是分隔的個(gè)體記錄，而是一個(gè)大型單一的可以被分析的集合，

　　在數(shù)據(jù)被創(chuàng)建后的進(jìn)行信息管理的傳統(tǒng)機(jī)制，再次被證明是不充分的。分析機(jī)要求可比較的數(shù)據(jù)。授權(quán)規(guī)則定義什么數(shù)據(jù)可以被吸收，不一致的數(shù)據(jù)被禁止直到它通過曠日持久的完整評(píng)估流程或者最終被丟棄。也就是說，數(shù)據(jù)作為歷史記錄的價(jià)值消失了。

　　電子數(shù)據(jù)管理設(shè)計(jì)變革

　　隨著技術(shù)持續(xù)追求更高的處理效率，它會(huì)延續(xù)信息資產(chǎn)的解構(gòu)化。區(qū)塊鏈發(fā)展很快，伴隨著各大銀行和企業(yè)全力投入使該技術(shù)成熟。由于特定記錄數(shù)據(jù)被深入劃分成“塊”，相同的解構(gòu)也正在發(fā)生。接下來，該技術(shù)更進(jìn)一步，使被編碼和分散的這些數(shù)據(jù)塊能貫穿關(guān)聯(lián)機(jī)器組成的大網(wǎng)絡(luò)，以創(chuàng)造一個(gè)動(dòng)態(tài)的資源庫(kù)生態(tài)系統(tǒng)。它的完整性在數(shù)學(xué)和計(jì)算方面有所保證，期盼整個(gè)交易分類賬簿和小型合同能被區(qū)塊鏈系統(tǒng)保存。

　　為了使現(xiàn)代信息管理成功，它必須在前端連接這些技術(shù)。每個(gè)塊變成相關(guān)信息管理規(guī)則必須在最初被授權(quán)并被分配的對(duì)象。那樣，無論它存儲(chǔ)在哪，數(shù)據(jù)都可以被組裝，并以權(quán)威性記錄保留價(jià)值。

　　商業(yè)和政府錯(cuò)過了他們用EDI的機(jī)會(huì)。他們?cè)?jīng)應(yīng)對(duì)BYOD時(shí)太慢以至于無法改變航行方向，只好現(xiàn)在開始隨著物聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新的更大勢(shì)頭而展開行動(dòng)?，F(xiàn)在，是時(shí)候在區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)和未來技術(shù)的設(shè)計(jì)中運(yùn)用更多完整的信息管理了。

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