專業(yè)IT外包公司教你OUTLOOK上郵件自動(dòng)歸檔怎么操作

今天北京IT外包公司小編為大家詳細(xì)講解一下OUTLOOK上郵件自動(dòng)歸檔怎么操作。
1.打開Outlook 2013客戶端，選擇文件，進(jìn)入賬戶信息面板，點(diǎn)擊“管理規(guī)則和通知”，進(jìn)入設(shè)置對(duì)話框，如圖操作。
 

2.在彈出的“規(guī)則和通知”對(duì)話框中，可以在“將更改應(yīng)用與此文件夾”后的選擇框中選擇需要設(shè)置的文件夾，也可以在之后的步驟中確定文件夾；這篇教程主要講新建規(guī)則嘛，所以我們的重點(diǎn)是點(diǎn)擊圖中標(biāo)2的選項(xiàng)“新建規(guī)則”，然后點(diǎn)擊確定。
 

3.彈出的規(guī)則向?qū)姘逯校饕菍?duì)規(guī)則設(shè)置的引導(dǎo)，它通常分為兩部分，步驟一是選擇要使用的規(guī)則的模板，模板分為三大類，一是保持有序狀態(tài)的，二是保持最新?tīng)顟B(tài)的，三則是允許從零開始創(chuàng)建模板。從日常工作中的分類來(lái)講，這篇教程主要涉及的還是第一類保持有序狀態(tài)，大家可以看到規(guī)則很多，有根據(jù)發(fā)件人設(shè)置分類的，有根據(jù)主題中的關(guān)鍵詞設(shè)置的，類別還是能滿足日常工作生活范圍所需的，大家可以看圖了解一下，或是直接在軟件上操作可見(jiàn)。步驟2則是編輯規(guī)則說(shuō)明，下一步將詳解。
 

4.例如，我們選擇步驟一的“將主題中包含特定詞語(yǔ)的郵件轉(zhuǎn)至文件夾”，然后步驟2的規(guī)則說(shuō)明還有兩處需要設(shè)定，如圖，一是特定詞語(yǔ)，一是指定文件夾。
5.點(diǎn)擊規(guī)則向?qū)姘宀襟E2的“特定詞語(yǔ)”，彈出查找文本對(duì)話框，可在這里設(shè)置查找主題中包含的關(guān)鍵字或詞語(yǔ)，支持添加多個(gè)關(guān)鍵字。
6.點(diǎn)擊確定后，會(huì)繼續(xù)彈出選擇指定文件夾的對(duì)話框，即可以在已有文件夾中指定，也可新建指定文件夾。
7.完成以上兩步后，再次彈出“規(guī)則向?qū)А痹O(shè)置“想要檢測(cè)何種條件”，步驟1是選擇符合該條規(guī)則的條件，步驟2則是如何執(zhí)行該條規(guī)則，如圖，按需求進(jìn)行選擇就好，點(diǎn)擊下一步。
8.在彈出的“如何處理該郵件”對(duì)話框中，步驟1是選擇執(zhí)行怎樣的操作，按需勾選，步驟2依然是編輯規(guī)則說(shuō)明，點(diǎn)擊下一步。
9.繼續(xù)彈出的“是否有例外”對(duì)話框，即時(shí)設(shè)置當(dāng)滿足該規(guī)則后，依然有不想按此規(guī)則被操作的郵件，可以再這里設(shè)置。步驟1是選擇例外條件，步驟2依然是編輯規(guī)則說(shuō)明，按需設(shè)置，選擇下一步。
10.此時(shí)已基本完成規(guī)則設(shè)置，在新彈出的對(duì)話框中，會(huì)提醒您給該條規(guī)則命名，這是步驟1。然后，在步驟2中設(shè)置規(guī)則選項(xiàng)，可以選擇立即對(duì)文件夾運(yùn)行，啟用規(guī)則，和在所有賬號(hào)中創(chuàng)建此規(guī)則，按需選擇即可。最后，Outlook為防止意外，還提供了檢查規(guī)則說(shuō)明的步驟3，很貼心的啦。
11.如果在上一部勾選了立即執(zhí)行，當(dāng)點(diǎn)擊上一步對(duì)話框中的完成時(shí)就是出現(xiàn)正在移動(dòng)的進(jìn)度條，片刻后就可在收件夾中看到已經(jīng)按照規(guī)則移動(dòng)完畢了，以后受到符合該規(guī)則的郵件也會(huì)被自動(dòng)執(zhí)行，一勞永逸，這就是新建郵件管理規(guī)則了。
以上就是北京IT外包公司小編為大家?guī)?lái)的OUTLOOK上郵件自動(dòng)歸檔怎么操作。
同創(chuàng)雙子作為IT外包服務(wù)行業(yè)的領(lǐng)跑者，解決了中小企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中因IT問(wèn)題給企業(yè)帶來(lái)的各種運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，并為企業(yè)提供更專業(yè)更人性化的一站式IT運(yùn)維服務(wù)解決方案。歡迎有IT外包需求的小伙伴們來(lái)咨詢哦！服務(wù)熱線：400-017-5181
 

IT外包公司官網(wǎng)：/